Kommunstyrelsens ordförande Göran Hoffman (S) är initiativtagaren till det utdragna projektet som han, enligt tillförordnade kommundirektör John Steen, började prata om redan 2016. 2018 inleddes processen med att Göran och projektledaren Rebecca Thelander åkte runt för att titta på andra kommuners servicecentran.
Rebecca var märkbart rörd när hon talade vid invigningen och Göran Hoffman påtalade en förhoppning om att det nu ska bli bättre ”ordning och reda” i kommunen.
– Våra företagare och kommuninvånare ska få ökad och bättre service.
Han säger att projektet ligger honom ”varmt om hjärtat” och tror att det nya systemet kommer förbättra och snabba upp svarsfrekvensen.
– När någon ringer eller mejlar oss så ”tappas det bort” ibland. Nu kommer inget tappas bort för allt registreras i ett ärendesystem. Alla är inte jättebra med mejlen. Det sitter en ”armada” som kan hjälpa till i ett första läge. Jag tror stenhårt på det här. Det här är något som jag själv varit med och initierat som it-chef, förklarade kommunalrådet Göran Hoffman och tackade alla inblandade i projektet.
Vid invigningen sjöng Anna- och Elsakören. Passande nog började de med sången ”God morgon” sedan ”Morning has broken” och därpå låten ”Samarbete”, som skrivits av Valdemarsro Gymnasium och som kanske nu fått ett genomslag för att bli en riktig ”kommun-dänga”.
När det sedan var dags att öppna paketet bistod de unga körmedlemmarna kommunens anställa med proffshjälp. Paketet öppnades snabbt och i en av receptionens luckor satt Alexander Ärfström. Alexander har flyttat från Umeå till Hedemora, men har aldrig jobbat inom någon kommunal verksamhet tidigare. Han blev anställd av Hedemora kommun i mars.
– Då började jag arbeta i det här projektet.
Han tycker att det varit spännande, men arbetsamt.
– Vi har kartlagt hela kommunen och vilken typ av frågor som kommer in till kommunen, samt vilka frågor som servicecenter kan svara på. Ett annat stort jobb är att vi har infört ett ärendehanteringssystem. All administrativ personal ska arbeta med detta. När servicecenter får en fråga skapas ett ärende i systemet. Är det en fråga som inte servicecenter kan svara på vidarebefordras frågan till lämplig person som ska svara på frågan. Om en fråga inte blir besvarad inom utsatt tid kommer en påminnelse. Det innebär att de som ställer en fråga kommer få svar snabbare.
Veckan innan lanserades kommunens nya webbsida.
– Det har gått bra och varit färre problem än vad jag befarade att det skulle vara. Vi har inte fått några klagomål och det verkar som folk hittar på sidan samt att sökfunktionerna fungerar bra. De flesta som besöker hemsidan bryr sig nog inte i om den är snygg, huvudsaken är att de hittar det de behöver. Det verkar som att flödet fungerar och vi har inte haft någon minskning av antalet besökande, berättar John Steen angående webben.
